Tu jesteś:

O tym trzeba pamiętać wybierając nowe biuro

Niezbędnik Office managera: eksperci z Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych BNP Paribas Real Estate podpowiadają, o czym należy pamiętać po podpisaniu umowy najmu.

Poszukiwanie nowego biura to zwykle długi proces, który rozpoczyna się od definiowania potrzeb i ograniczeń. Następnie porównywane i analizowane są różne oferty i warianty, by wreszcie wybrać najlepszą opcję. Podpisanie umowy najmu i wybranie podwykonawców, którzy określą wytyczne do projektowania środowiska pracy, zaprojektują biura, dostarczą meble i wykonają wszystkie prace to ważne punkty w harmonogramie. Nie można jednak zapomnieć o wielu bardzo istotnych detalach.

Przygotowania do przeprowadzki warto poprzedzić gruntownym przeglądem rzeczy przechowywanych w biurze. Zwykle trzeba zaangażować do tego osoby z kilku działów i podzielić ten proces na etapy. Dobrze jest zacząć od przejrzenia dokumentacji. Czy wszystkie dokumenty muszą być przechowywane? Czy muszą być dostępne na co dzień pod ręką czy część można zmagazynować w archiwum?  Które dokumenty muszą być przechowywane w specjalny sposób?

Warto też zrobić solidną inwentaryzację mebli i to bez względu na to, czy będą one przewożone do nowego biura czy nie. W tym pierwszy wypadku przegląd może ujawnić, w jakim stanie są poszczególne meble. Może trzeba coś naprawić lub wymienić. Może się też okazać, że jakieś meble powinny być przewożone w całości, a inne można rozkręcić. Jeśli planowany jest zakup nowego wyposażenia, konieczne jest podjęcie decyzji, co zrobić ze starymi meblami.

Znalezienie firmy przeprowadzkowej, która przewiezie kartony i meble, na ogół nie nastręcza problemów, ale warto pamiętać, że wyniesienie wszystkich rzeczy z biura to często za mało.

To, w jakim stanie należy pozostawić powierzchnię biura, uregulowane jest w umowie najmu. Zwykle powierzchnię trzeba po prostu posprzątać, ale może się okazać, że niezbędne są drobne prace remontowe związane z przywracaniem stanu oryginalnego. Dobrze jest sprawdzić zapisy umowy z wyprzedzeniem, żeby nie mieć w dniu oddania powierzchni przykrej niespodzianki - mówi Małgorzata Fibakiewicz, Dyrektor Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Polan.

Część firm meblarskich i fit-outowych oferuje usługę doprowadzenia zwalnianej powierzchni do pożądanego stanu i warto o to dopytać w trakcie wybierania firmy, której zlecona zostanie realizacja nowego biura. Dobrą praktyką jest uwzględnienie obu działań w ramach jednej umowy.

Zanim jednak do nowego biura zostaną dostarczone rzeczy przez firmę przeprowadzkową, nową powierzchnię trzeba odebrać. Czasem firmy odbierają gotową powierzchnię z meblami i tylko wnoszą sprzęt komputerowy i dokumenty.

Rekomendujemy, aby co najmniej dwie osoby, spośród tych które były włączone w proces zmiany siedziby, były również wyznaczone do odbioru lokalu. Pozwoli to uniknąć wielu nieporozumień a przede wszystkim dzięki temu utrzymamy odpowiedni przebieg cyklu - radzi Maciej Skurczyński, Konsultant Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Polan.

Kolejne kroki to sprawdzenie czy działa internet, a później gdy firma przeprowadzkowa przewiezie rzeczy zweryfikowanie, czy wszystkie pudła i dokumenty dotarły oraz czy nie zostały naruszone.

Trzeba także pamiętać o ostatnich ważnych formalnościach związanych chociażby z koniecznością podpisania dokumentu o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, dla której podstawę prawną stanowi art. 777 kodeksu prawa cywilnego. Umowa, potocznie zwana „siódemkami”, musi być zawarta w formie aktu notarialnego i zabezpiecza roszczenia wierzyciela na wypadek, gdyby najemca przestał opłacać czynsz.

Aktualizacja danych to dość oczywiste działanie, ale powinno zostać zaplanowane i dobrze jest wyznaczyć osobę, które zajmie się jego koordynacją i będzie odpowiedzialna za dopilnowanie, by przebiegło to sprawnie. Warto zacząć od sporządzenia listy dokumentów, w których trzeba zmienić dane teleadresowe.

Zazwyczaj dane trzeba zmienić w KRS, polisie ubezpieczeniowej, na stronie internetowej i w innych serwisach internetowych takich jak portale społecznościowe, bazach teleadresowych, a także we wzorach stosowanych dokumentów firmowych, na wizytówkach i w materiałach marketingowych oraz w umowach serwisowych - wymienia Małgorzata Małecka, Konsultant Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

Po jakimś czasie od zgłoszenia zmian warto jest zweryfikować, czy dane zostały zaktualizowane i czy zostały zaktualizowane przez wyszukiwarkę Google w ramach usługi Google Maps - dodaje Adrian Bojczuk, Zastępca Dyrektora, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate

Dobrą praktyką jest też poinformowanie recepcji w budynku o nowym adresie, pod który powinna być kierowana korespondencja, lub porozumienie się, by był możliwy odbiór poczty z poprzedniej lokalizacji. Trzeba także pamiętać o zleceniu przekierowania numerów telefonów i wysłaniu informacji o zmianie siedziby do kontrahentów.

Źródło: BNP Paribas Real Estate

Średnia ocena

Na podobny temat

Komentarze

Zaloguj się aby móc dodawać nowe komentarze.

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies. Kontynuując przeglądanie strony, wyrażasz zgodę na używanie przez nas plików cookies. Dowiedz się więcej tutaj. ×